Gentili Colleghi e Gentili Colleghe
in considerazione della scadenza del periodo di sospensione dei procedimenti di mediazione (art. 83 comma 20 del DL 18/20), l’Organismo di Mediazione dell’Ordine degli Avvocati di Teramo, con delibera COA del 7 maggio 2020, ha previsto che, per il periodo dal 12 maggio 2020 al 30 giugno 2020, gli incontri di mediazione, qualora ci sia il consenso di tutte le parti, possano essere svolti con la procedura telematica, mediante sistemi di videoconferenza.
La suddetta modalità operativa è normativamente prevista e disciplinata dall’art. 83, comma 20 bis del DL 18/20 come convertito:
“Nel periodo dal 9 marzo al 30 giugno 2020, gli incontri di mediazione in ogni caso possono svolgersi in via telematica con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento. Anche successivamente a tale periodo gli incontri potranno essere svolti, con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento, in via telematica, ai sensi dell’articolo 3, comma 4, del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, mediante sistemi di videoconferenza. In caso di procedura telematica l’avvocato, che sottoscrive con firma digitale, potrà dichiarare autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta in calce al verbale ed all’accordo di conciliazione. Il verbale relativo al procedimento di mediazione svoltosi in modalità telematica sarà sottoscritto dal mediatore e dagli avvocati delle parti con firma digitale ai fini dell’esecutività dell’accordo prevista dall’articolo 12 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28.”
Alla luce di quanto sopra, i collegamenti da remoto saranno organizzati dal mediatore utilizzando, come da provvedimento datato 20.3.2020 del Direttore Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati presso il Ministero della Giustizia, l’applicazione Microsoft Teams. Detta piattaforma è già stata prevista per la trattazione delle udienze civili, come da protocollo del Tribunale di Teramo (per l’utilizzo di detta piattaforma si allega specifico chiarimento).
Alle parti che ne faranno richiesta a mezzo pec, da inoltrarsi alla segreteria dell’ODM, verranno forniti tutti i documenti di cui dovessero aver bisogno per l’incontro.
La convocazione di tutte le parti avverrà da parte del mediatore, mediante l’invio di pec almeno 3 giorni prima della data prevista. Per le modalità di accesso all’invito telematico e per la partecipazione in videoconferenza all’incontro si rimanda al vademecum che alleghiamo redatto per le udienze civili da remoto.
Il verbale che conclude positivamente la mediazione potrà essere sottoscritto digitalmente dal mediatore e dagli avvocati delle parti. Quanto alle parti stesse, la disposizione normativa prevede che l’avvocato possa dichiarare autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta in calce al verbale dell’accordo di conciliazione.
Per le procedure nelle quali le parti non hanno ancora formalizzato l’adesione, si precisa che la stessa dovrà essere inviata esclusivamente in via telematica direttamente all’Organismo di Mediazione.
Precisiamo che in merito al rilascio della procura alle liti, il comma 20 ter del D.L. 18/2020 convertito nella L. 27/2020 così recita: “Fino alla cessazione delle misure di distanziamento previste dalla legislazione emergenziale in materia di prevenzione del contagio da COVID-19, nei procedimenti civili la sottoscrizione della procura alle liti può essere apposta dalla parte anche su un documento analogico trasmesso al difensore, anche in copia informatica per immagine, unitamente a copia di un documento di identità in corso di validità, anche a mezzo di strumenti di comunicazione elettronica. In tal caso, l’avvocato certifica l’autografia mediante la sola apposizione della propria firma digitale sulla copia informatica della procura. La procura si considera apposta in calce, ai sensi dell’articolo 83 del codice di procedura civile, se è congiunta all’atto cui si riferisce mediante gli strumenti informatici individuati con decreto del Ministero della giustizia”.
In particolare, si prevede dunque una modalità semplificata di sottoscrizione della procura alle liti per i procedimenti civili, in base alla quale la parte può apporre la propria sottoscrizione anche su un documento analogico, da trasmettere al difensore insieme alla copia di un documento di identità in corso di validità, che trova applicazione anche per i procedimenti di mediazione nei quali è prevista l’assistenza obbligatoria dell’avvocato.
Il documento analogico sottoscritto (vale a dire il documento cartaceo scansionato) può essere inviato al difensore anche in copia informatica per immagine, avvalendosi dell’utilizzo di strumenti di comunicazione elettronica (es. email, strumenti di messaggistica istantanea, ecc.). Nel caso di trasmissione in via elettronica, l’avvocato è tenuto a certificare che la firma della parte sia autografa, apponendo la propria firma digitale sulla copia informatica della procura.
Ai sensi dell’art. 83 c.p.c., secondo cui “quando la parte sta in giudizio col ministero di un difensore, questi deve essere munito di procura”, la procura così compilata si considera apposta in calce all’atto o agli atti cui si riferisce se viene congiunta ad essi tramite gli strumenti informatici individuati con decreto del Ministero della Giustizia.
La modalità di sottoscrizione della procura alle liti individuata dal comma 20-ter, finalizzata ad ovviare alle misure di distanziamento sociale stabilite dalle norme emanate per il contenimento dell’emergenza epidemiologica da Covid-19, potrà essere utilizzata fino alla cessazione di tali misure.
Si evidenzia che la Segreteria dell’ODM nonché i delegati dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Teramo alla Commissione Mediazione, sono disponibili ad ogni chiarimento e/o necessità che possa insorgere nello svolgimento degli incontri telematici. Parimenti si prega di segnalare qualunque difficoltà che possa essere risolta compatibilmente e nel rispetto della normativa e del Regolamento ODM sottoscritto.
Cordiali saluti.
Il Presidente
Antonio Lessiani
